EXCELで見やすい表を作るステップとポイント

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EXCEL グラフ、表のHow-toシリーズ


妹から見やすい表を作るコツを教えてほしいとリクエストをもらったが即答できなかったので
ここでゆっくり考えながら自分なりに考えて作る見やすい表のポイントを書いてみる
"見やすい・伝わりやすいグラフ・チャート作りのポイント"に引き続くビジネスに使えるかもしれない内容かもしれないですよ

表の作り方は人それぞれで正解、不正解というのは無いと思うんだけど
僕なりの表の作り方を書いてみる、何かの参考になれば嬉しいです

 


見やすい表の作り方ステップ

Step.1 何を表で表現したいかを考える

今回は例題として、自分が野菜・果物の本日の売上を集計することにしてみる
一日だけの情報なので、売上高の大きいものを知りたいとしてみる

仕事では、もっと表で何を見たいのか、伝えたいのかを考えて表を作っていくように自分で心がけているんだ

 

Step.2 素の数字

hyo01.jpg
まずは数字と項目だけがEXCELにあるよね

 

Step.3 罫線をまずつけてみて表らしくしてみる

hyo02.jpg

 

Step.4 単位の無い数字を真ん中揃えにする

hyo03.jpg

 

Step.5 単位のある数字(金額)に単位をつける

hyo04.jpg

 

Step.6 ちょっと見やすくしてみる

hyo05.jpg
各行の間隔をちょっと広くして見やすく
タイトルをつけて、項目(No.,商品,定価,販売数,売上)に色を付けて、文字色を白にする

 

Step.7 全ての数字を縦方向で真ん中揃えにする

hyo06.jpg
Step.6の表の中の数字とテキストの下が罫線にくっついているけど
Step.7で罫線と話して全て真ん中に揃えちゃっている
これをやる、やらないは好みの問題ですね
重要なのは横一列が揃っているということです

 

Step.8 表の中の横の罫線を点線に

hyo07.jpg
ここまでやるとちょっといい感じではないだろうか?

 

Step.9 各項目の幅を調整

hyo08.jpg
印刷することも考えると、縦か横方向で印刷をするので
そのあたりは後で印刷プレビューをしながら調整する

 

Step.10 各商品(野菜・果物)を売上順に並べ替える

hyo09.jpg
見た目はよくなったと思うけど、ここで一番言いたい各商品の売上の大きさ順に"データ">"並び替え"を使って並べ替える
そして、売上の数字のみ太字にする
一番下の"合計"の文字のセルを結合させ、右寄せにして数字と隣り合わせにする

 


ポイントをまとめ

シンプルに横一列の項目と数字がすぐ分かるということ
そのためのポイントとして以下のことを押さえればいいと思っているんだ

 

テキストの抑揚

太字にするのは、タイトル、項目と一番見せたい数字
今回の例の一番見せたい数字は一番右の合計金額の数字全てなのでここを太字にするのもいいと思う

 

横一列の項目と数字を見やすくするためにクリアランスと罫線を設ける

同じ列の数字が人目で目に入るために、縦方向のセルの高さをデフォルトより大きくして、数字を縦方向で真ん中揃えにして
数字の上下にクリアランス(間隔)を作って見やすくする
数字を上下にある罫線は僕は点線にしています
罫線は何でもいいと思っています

 

色はあまり使わなく可能なら1色で済ませる
もし、複数の色を使うのなら同系色を使うようにしている
上の表は茶色を使っているため、僕なら他の色を使うときは薄い茶色、赤、オレンジ、黄色と暖色を使うな

 

印刷のことも考える

表を印刷して見ることがあるため、印刷プレビューを使って
表を拡大・縮小したり、端の余白を狭くしたり、広げたりと
できるだけ一枚の紙に収まるように調整する


僕なりの表の作り方の一つのパターンはこんな感じなんだ
いろんな創意工夫ができると思うんだけど
これからも試行錯誤してみよう
あなたも何か見やすい表の作り方のコツがあったら教えていただけたら嬉しいな

 


もっと勉強したい方に

このエントリーを元にEXCELマイスターの妻が便利なショートカットを教えてくれた。以下のエントリーにまとめてあります
見やすい表を作るために覚えておくと便利な10のEXCELショートカット

さらに、僕の著書にはもっとたくさんのことを書いています。
是非ともご覧ください。